تا کنون سازمان ها و شرکت های بزرگ صرفاً با صرف هزینه های سنگین امکان تولید چرخه ها و فرآیندهای اداری خود را به صورت دیجیتال آن هم با پوشش حداقل نیازها داشته اند و در ضمن بسیاری از این نرم افزارهای تولیدی در فضای وب از قابلیت های زیادی برخوردار نبودند.
اما این سازمان ها و شرکت های پیشرو اهدافی را دنبال می کردند که در نهایت در کمیت و کیفیت ارائه خدمات آنها تأثیر بسزایی داشت و در عین حال هزینه های ارائه خدمات را به شدت کاهش داده و محدودیت های زمانی و جغرافیایی را حذف می کرد.
تولید این فرآیندها به این شکل به دلیل تحمیل هزینه های طراحی و تولید نرم افزاری برای هر سازمان یا شرکتی توجیه نداشت و اگر هم امکان پیاده سازی وجود داشت، صرفاً فرآیندهای محدودی در این قالب قرار می گرفتند.
اما ظهور نسل جدیدی از نرم افزارهای سازمانی به نام " سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار " باعث شد تولید فرآیندهای دیجیتال سازمانی و ارائه خدمات به صورت آنلاین، ساختاری متفاوت پیدا کند و هزینه پیاده سازی آنها به شدت کاهش یابد. در حال حاضر با پیشرفت این نرم افزارها می توان اکثر فرآیندهای سازمانی را به صورت سرویس های مبتنی بر وب تولید و به گردش درآورد.
شرکت راهبران فن آوری پاسارگاد ( سهامی خاص ) پس از تمرکز بر موضوع پورتال سازمانی و تولید و تجمیع مجموعه ابزارهایی که در نهایت منجر به تولید EIP یا پورتال یکپارچه اطلاعاتی نمود، با همان رویکرد بهره گیری از نرم افزارهای موفق کد باز، نرم افزار BPMS خود را با قابلیت ها و ویژگی های خاص طراحی نمود.    
این نرم افزار به کارشناسان هر سازمان یا شرکتی این امکان را می دهد تا بتوانند فرآیندهای ساده و پیچیده سازمان خود را به سادگی ایجاد، مدیریت و نظارت کنند. بعضاً در طی مسیر ایجاد این فرآیندها و پس از اجرای اولیه آنها حتی کارشناسان نقاط ضعف فرآیندهایی را که سابقاً به صورت دستی اجرا می شده است را کشف و رفع می نمایند.

•    واسط کاربری مبتنی بر وب و گرافیکی با کاربری بسیار ساده.
•    مدیریت نرم افزار از طریق مرورگر وب و بدون نیاز به نصب هرگونه نرم افزار دیگر بدون محدودیت زمانی و مکانی.
•    امکان ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی از جمله پورتال سازمانی راهبران.
•    فرم ساز پیشرفته و پشتیبانی از طیف گسترده ای از کنترل ها و انواع داده ای.
•    امکان تولید فرم های چند مرحله ای.
•    امکان اعمال انواع Validation ها و شروط منطقی و محاسباتی.
•    سیستم مدیریت اسناد ( DMS )
•    امکان پیوست نمودن انواع فایل های قابل تعریف به فرم ها و در جریان فرآیندها.
•    پشتیبانی از JavaScript در بخش های مختلف تولید فرم و فرآیند.
•    امکان سفارشی سازی ساختار گرافیکی فرم ها.
•    امکان اتصال کنترل های فرم به بانک های اطلاعاتی.
•    امکان تعریف انواع رویدادها در فرآیند و تعیین ساختار ادامه فرآیند در نتیجه رویداد خاص.
•    امکان اجرای روال های موازی در طی هر فرآیند.
•    عدم محدودیت در تعریف فرآیند.
•    سیستم اطلاع رسانی جامع در طول هر فرآیند از طریق کانال ها ایمیل و پیامک.
•    سهولت و تسریع تولید فرآیندهای پیچیده با بهره گیری از امکان طراحی شماتیک ( Drag & Drop ) فرآیند.
•    امکان اتصال به انواع بانک های اطلاعاتی.
•    ارائه کد رهگیری و امکان پیگیری پیشرفت فرآیند.
•    ارائه وضعیت فرآیند به کاربر در قالب دیاگرام فرآیند و مراحل کار.
•    پیاده سازی سطوح دسترسی بر اساس ساختار سازمانی.
•    کارتابل شخصی کاربران و تفکیک فرآیندها در کارتابل بر اساس وضعیت آنها.

امکانات کلیدی نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار راهبران :
امکانات این نرم افزار در دو حوزه "طراحی" و "کاربری" قابل بررسی است.

الف) در حوزه طراحی:
 BPMN 2.0 Process Map Designer ( محیط طراحی نقشه فرآیند )
در این حوزه کارشناسان طراح فرآیندها به مجموعه ابزارهایی نیاز دارند که بتوانند به ساده ترین شکل فرآیندهای مورد نظر خود را ایجاد کنند.
بخش طراحی قسمتی از نرم افزار است که در آن کارشناس تحلیل گر فرآیند و طراح آن می توانند با استفاده از ابزارهای گرافیکی و با کشیدن و رها کردن آنها در فضای طراحی، فرآیند خود را به صورت کاملاً مبتنی بر وب و بدون نصب هرگونه نرم افزار اضافی پیاده سازی نمایند.
این بخش از نرم افزار از نسخه دوم استاندارد BPMN پیروی می کند. این استاندارد نقش بسزایی در مدل کردن و به تبع آن بهینه سازی فرآیند ایفا می کند.

توجه : مدل کردن فرآیندهای کسب و کار (و یا فرآیندهای سازمانی) یکی از ابتدایی ترین گام های حرکت به سمت بهینه سازی آنهاست. هدف از مدل کردن فرآیندها به نوعی مستند سازی روند انجام اموری است که به هر شکل سازمان در آن دخیل است. وجود یک زبان مشترک و استاندارد به منظور مدل کردن فرآیندها کمک می کند تا این مستندات در شرایط زمانی و مکانی مختلف کارایی خود را از دست ندهند.
BPMN مخفف عبارت Business Process Modeling Notation استانداردی است جهت تدوین دیاگرام فرآیند های کسب و کار. BPMN شامل مجموعه ای از اشکال گرافیکی (هندسی) می باشد که مبتنی بر نمودار گردشی (flowchart) توسعه یافته اند. هدف اصلی BPMN فراهم نمودن مدلی است قابل فهم برای تمام افرادی که در کسب و کار سازمان دخیل هستند، مانند سهامداران، مدیران عالی، مشتریان و …
طراحی یک فرآیند استاندارد، اولین قدم در پیاده سازی و اجرای خودکار آن محسوب می شود. در این بخش امکاناتی نظیر ذخیره نسخه های قبلی طرح فرآیند و امکان بازآوری آنها ( Versioning ) به همراه ابزارهای کنترلی نظیر Zoom و ... می تواند تأثیر زیادی در کیفیت و سرعت طراحی فرآیند داشته باشد.

Dynaform Builder (محیط پیشرفته تولید فرم)
در این محیط طراح می تواند باز هم بر اساس همان امکانات کشیدن و رها کردن و به صورت کاملاً مبتنی بر وب و به سادگی هر چه بیشتر اقدام به طراحی فرم نماید.
طراح با استفاده از انواع فیلد های مورد نظر خود شامل
Text boxes, check boxes, drop downs, grids, date pickers …
و آپلود فایل و حتی امکان افزودن PKI ( امضای دیجیتال ) و بسیاری کنترل های دیگر طیف گسترده ای از فرم ها را برای به کارگیری در فرآیندهای مختلف سازمان تولید می کند.
بسیاری از متخصصین حوزه طراحی فرآیندهای سازمانی معتقدند یک سامانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار موفق در نوع طراحی فرم ها و ابزارهای تولید آن متفاوت است و در واقع سیستمی در این حوزه از ارزش بیشتری برخوردار است که دارای فرم ساز قوی تری باشد.
در محیط این فرم ساز امکانی فراهم شده است تا یک کاربر غیر متخصص هم بتواند از امکان نمایش یا عدم نمایش یک فیلد خاص بر اساس شرایط تعریف شده بهره برداری نماید ( به عنوان مثال چنانچه در فرم مشخصات فردی، جنسیت تکمیل کننده فرم مرد انتخاب شود، فیلد وضعیت نظام وظیفه به صورت خودکار نمایش داده شود)
کارشناسان متخصص و دارای اطلاعات فنی می توانند برای تولید فرم های خاص تر از طراحی CSS و Javascript استفاده نماید و سطح بالاتری از کنترل نحوه نمایش و رفتار فرم را در قبال شرایط مختلف ایجاد نمایند.
 
Output Document Builder ( محیط ایجاد اسناد خروجی فرآیند)
طراح فرآیند می تواند انواع اسناد دیجیتالی را که در خلال فرآیند تولید می شود را در این بخش طراحی نماید. انواع رسیدها، نامه ها، تأییدیه ها، فاکتورها، قراردادها و ... در این بخش و توسط ویرایشگر اسناد طراحی می گردد و این اسناد در بخش های مختلف فرآیند به فعالیت های مربوط نسبت داده می شود.
در هنگام اجرای فرآیند و متناسب با اطلاعات تکمیل شده در هر محله از آن این اسناد بر اساس اطلاعات مشخص به صورت خودکار تنظیم و به مخاطب مربوطه ارسال می گردد.

 
Business Rules Engines ( سامانه اعمال قوانین سازمانی )
این نرم افزار دارای یک موتور اعمال قوانین و چارچوب های سازمانی است که در لایه جریان منطقی فرآیند که برای کار بر قابل رؤیت نیست و توسط طراحی فرآیند تنظیم می گردد، گردش فرآیند را هدایت می کند.
در هر مرحله از فرآیند که می بایست تصمیم گیری خاصی در خصوص ادامه فرآیند صورت گیرد، تحلیل گر و طراح سیستم می تواند با ثبت عبارات منطقی و اعمال آن مشخص نماید که پس از یک فعالیت خاص، فرآیند کدام مسیر را ادامه دهد.
 
Web Services API Trigger Builder (محیط راه اندازی وب سرویس های مبتنی بر توابع API)
این ویژگی نرم افزار که در واقع مجموعه کاملی از وب سرویس های منطبق بر استاندارد SOAP است به سادگی هرچه تمام تر امکان توسعه کاربری های نرم افزار را با افزودن نرم افزارهای تکمیلی میسر می سازد. به علاوه با استفاده از همین ویژگی، می توان نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار را به سایر سیستم های سازمانی مرتبط ساخت. طراح می تواند به صورت کاملاً سفارشی Trigger مورد نظر خود را با استفاده از وب سرویس های مبتنی بر SOAP ایجاد و یا از ده ها واسط از پیش تعریف شده در نرم افزار که امکان ارتباط با سایر نرم افزارها و سیستم های متداول را میسر می سازد استفاده کند. 
 
Advanced Debugger ( محیط اشکال یابی پیشرفته )
بنا بر اظهار نظر بسیاری از کاربران متخصص امر، محیط اشکال یابی این نرم افزار، یکی از جامع ترین محیط های صنعت نرم افزار مبتنی بر وب می باشد. کار طراح یا تحلیل گر فرآیند می تواند با فعال سازی گزینه اشکال یابی بر روی فرآیند به راحتی نسبت به جستجوی اشکلات احتمالی در قوانین سازمانی اعمال شده در فرآیند ( Business Rules ) و ارتباطات بین نرم افزاری و وب سرویس های فرآیند ( Triggers ) اقدام نموده و رفتار فرآیند را به صورت کامل رصد کند. کافیست یکبار مراحل اشکال یابی روی فرآیند اجرا شود و پس از رفع اشکالات احتمالی، با اطمینان فرآیند را وارد مرحله کاربری نمود.
 
User Management ( محیط مدیریت کاربران )
این محیط با امکانات قدرتمندی که دارد امکان ایجاد نقش های کاربری،  گروه های کاربری و دپارتمان های سازمان را جهت انطباق هرچه بیشتر نظام مدیریت سطوح دسترسی نرم افزار با ساختار سازمانی را میسر می سازد. با استفاده از این محیط امکان استخراج گزارشات خاص کاربری هم میسر خواهد شد.
در این محیط کاربران دارای امتیازات و دسترسی های هاص خود هستند.
یکی از امتیازات ویژه این محیط مدیریت دوره زمانی عدم حضور پرسنل است. چنانچه پس از گذشت دوره زمانی مشخص از متوقف ماندن یک فرآیند در کارتابل پرسنل، به آن پاسخ داده نشود، فرآیند به پرسنل دیگری در سطح کاربری مشابه ارجاع شده تا جریان کار ادامه پیدا کند.

 
ب) در حوزه کاربری :

Cases Inbox ( کارتابل شخصی )
کارتابل شخصی کاربران نرم افزار قلب محیط کاربری آن است. در این کارتابل کاربران می توانند فرآیندهایی را که خود آغاز کرذه اند را پیگیری نمایند. به عنوان مثال چنانچه کاربری درخواست صدور مجوز خاص از سازمان را کرده باشد، می تواند دقیقاً پیگیری نماید در حال حاضر این فرآیند در کدام بخش از فرآیند قرار دارد و چه بخشی از مسیر فرآیند طی شده با چه بخشی باقیمانده است. چنانچه در بخشی از فرآیند نیاز به ثبت اطلاعات توسط خود کاربر باشد، فرم مربوطه به وی نمایش داده می شود.
مرور فرآیندهای گذشته نیز در این سیستم پیش بینی شده تا سوابق کاربر برای وی و مدیر سیستم کاملاً مشخص باشد. این بخش جهت سهولت استفاده تا حدود زیادی به صندوق ایمیل شباهت داشته و تا حد امکان از پیچیدگی های کاربری آن کاسته شده است.
مدیر سیستم می تواند فرآیندهایی را که نیاز به بررسی یا انتساب مجدد به پرسنل دیگری را دارد مدیریت نماید.
 
Document Management ( محیط مدیریت اسناد )
یکی دیگر از ابزارهای سامانه بخش مدیریت اسناد می باشد که به کاربر این امکان را می دهد تا کلیه اسنادی را که خود بارگذاری یا ایجاد کرده همچنین اسنادی را که سیستم در خلال فرآیند تولید کرده است را مشاهده و بازآوری نماید. کلیه این اسناد به صورت جامع در مرکز اسناد سامانه ذخیره می گردد.
نکته حائز اهمیت امکان سفارشی سازی پوشه ذخیره هر سند در سیستم، ذخیره نسخه های مختلف هر سند و امکان بازآوری آن و مدیریت اسناد مرتبط می باشد.


خدمات الکترونیک و سامانه مدیریت فرآیندهای سازمانی
سامانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار – BPMS ( Business Process Management System ) – که به دلیل وسعت بهره برداری سازمان ها از آن در کشور به نام سامانه مدیریت فرآیندهای سازمانی شناخته می شود، چندی است با استقبال گسترده مدیران فن آوری اطلاعات و ارتباطات سازمان ها و ارگانها و شرکت های با مقیاس متوسط و بزرگ قرار گرفته است. علت این امر سهولت و سرعت طراحی و پیاده سازی فرآیندهای سازمانی و متعاقباً هزینه قابل قبول آن است.
به دلیل رویکرد فرآیندی نرم افزار، تقریباً کلیه روال های مشخص و قابل احصاء در سازمانها، ادارات و شرکت ها با این نرم افزار قابل پیاده سازی است. قابلیت های کاربردی نرم افزار اعم از امکان تعامل با سایر نرم افزارهای سازمانی از طریق وب سرویس و همینطور امکان اتصال به انواع بانک های اطلاعاتی خارجی، در این راستا تأثیر گذاری قابل توجهی داشته است.

رویکردهای مواجهه با مفهوم BPM :
رویکردهایی که تا کنون به عنوان پیمانکار از کارفرمایان مختلف در مواجهه با مهفوم BPM دیده شده است عمدتاً یکی از حالات زیر است.
رویکرد اول تمایل شدید به استفاده از نرم افزارهای این حوزه و اصرار بر خرید و استقرار BPM Suite ها است و رویکرد دوم مقاومت شدید در مقابل این دست نرم افزارها و اصرار بر تولید و پیاده سازی خدمات الکترونیک سازمان بر اساس متد شناخته در همان سازمان می باشد.
هر دو رویکرد باعث تحمیل هزینه های هنگفت تولید و توسعه به سازمانها و متعاقب آن اطاله زمان اجرا و بعضاً نارضایتی، مقاومت و در نهایت شکست پروژه خواهد بود. BPM Suite ها علیرغم جامعیت و حتی دارا بودن ابزارهای هوش سازمانی و امکانات گسترده از پیچیدگی های خاص خود برخوردارند و معمولاً دوره زمانی نصب، استقرار، متناسب سازی، آموزش و بومی سازی آن بسیار طولانی است. سهولت استفاده کاربران نهایی بعضاً فدای امکانات بسته ها شده است که منجر به مقاومت از سمت ایشان می شود.
اما آنچه باعث شده نرم افزارهایی مشابه آنچه در ادامه گوشه هایی از آن را ارائه می کنیم، مورد استقبال قرار گیرد، سهولت تولید فرآیندها و کاربری آنها در کنار هزینه قابل رقابت است.
شرکت راهبران فن آوری پاسارگاد (سهامی خاص) برای تکمیل فعالیت های خود در حوزه طراحی و اجرای خدمات الکترونیک سازمان ها و شرکت ها، اقدام به بومی سازی بستر قدرتمندی در حوزه BPMS نمود. سامانه مدیریت فرآیندهای سازمانی راهبران مبتنی بر نسخه نهایی نرم افزار  Process Maker و منطبق با استاندارد BPMN2 می باشد.
خدمات این شرکت در این حوزه از مشاوره، نصب و استقرار، پیاده سازی فرآیندها تا آموزش و پشتیبانی را شامل می شود.
بهره گیری از انواع Simulator ها پیش از عملیاتی شدن فرآیندها و بررسی مشکلات و نوقص و اسناد خروجی و همینطور ایجاد امکاناتی نظیر درگاههای ارسال و دریافت پیام کوتاه و امکان مدیریت فرآیندها بر اساس آن و همینطور درگاههای پرداخت شتاب برای فرآیندهایی که نیاز به اخذ مبالغ در چرخه اداری دارند، از جمله ویژگی های سامانه مدیریت فرآیندهای سازمانی راهبران است.

خدمات مشاوره راهبران در حوزه تولید خدمات الکترونیک سازمانی :

  • امکان سنجی و بررسی ساختار عمالیاتی نمودن خدمت الکترونیک
  • تحلیل و احصاء فرآیندهای مرتبط با خدمات الکترونیک
  • اصلاح و بهبود فرآیندهای مرتبط با خدمات الکترونیک
  • مدلسازی فرآیندهای مرتبط با خدمات الکترونیک
  • بررسی اثرات پیاده سازی الکترونیک خدمات

کاتالوگ
سامانه صدور مجوز بند ب :
این سامانه که شامل 11 فرآیند است کلیه تعامل بین دفاتر گردشگری و سازمان میراث فرهنگی را از ثبت نام متقاضیان جهت صدور مجوز دفتر گردشگری در کل کشور تا تمدید مجوز، ثبت تورها، تغییرات دفتر شامل مالکیت حقوقی، سهام،مدیرفنی و مکان دفتر را در بر می گیرد. با توجه به لزوم الکترونیکی شدن خدمات سازمان ها در برنامه پنج ساله، در این سامانه بخش قابل توجهی از خدمات سازمان میراث فرهنگی در قالب سامانه مدیریت فرآیندهای سازمانی راهبران پیاده سازی و پس از رونمایی به صورت رسمی به بهره برداری رسید. طبق برنامه ریزی معاونت آمار و فن آوری اطلاعات سازمان میراث فرهنگی تا پایان سال 94 خدمات سازمان به صورت کامل بر همین مبنا الکترونیک خواهند شد.  


انعکاس در رسانه :
خبرگزاری جمهوری اسلامی ایران
  باشگاه خبرنگاران
خبرگزاری موج
پایگاه اطلاع رسانی سازمان میراث فرهنگی


مستندات معرفی سامانه :
شیوه نامه اجرایی صدور پروانه بهره برداری بند ب
نمودار کلی فرآیند صدور پروانه بهره برداری بند ب
نمایی از سامانه
 

 

 
کلیه حقوق سایت برای شرکت راهبران فن آوری پاسارگاد محفوظ می باشد
);